Al giorno d’oggi, per un’azienda le interazioni sono importantissime, sia all’interno che all’esterno della stessa. Per tale ragione, è bene avere un indirizzo email aziendale, così da fornire un’immagine professionale ai clienti, ma non solo. È infatti possibile utilizzare una suite completa che include servizi come le chat interne, e permetta la condivisione dei file, dei contatti, del calendario ecc., facilitando la gestione del lavoro in team. Ovviamente, è fondamentale avvalersi di un provider affidabile specializzato in questo settore, poiché i servizi mail tradizionali (utilizzate tra privati) spesso non hanno tutte le funzionalità necessarie a un business.
Come scegliere il servizio di email professionale?
Scegliere il giusto provider per la propria email aziendale professionale potrebbe non essere semplice. Infatti, bisogna affidarsi a un servizio efficiente, sicuro, affidabile e anche versatile, in grado di essere altamente personalizzabile e adattarsi a tutte le esigenze del business. Ancora, il provider deve essere in grado di collegare tutti i dispositivi aziendali e consentire di archiviare le mail secondo le normative vigenti. Un altro importante dettaglio da considerare nella scelta è proprio il server, che nel caso dell’email aziendale può essere in sede o in cloud. Nel primo caso, è necessario anche pensare alla manutenzione hardware e software, mentre in caso di server in cloud ciò non è necessario, anche se è fondamentale affidarsi solo a provider che garantiscono aggiornamenti costanti ed efficaci filtri anti-spam ed anti-virus. Inoltre bisogna accertarsi che i server siano custoditi solo nei Paesi dove vengono applicate le norme europee. Infine, è bene trovare dei provider che permettono l’utilizzo della posta elettronica, dei file condivisi, del calendario ecc. anche sui dispositivi mobili come smartphone e tablet, in modo da non avere problemi quando ci si trova lontani dall’ufficio.
Perché usare una e-mail professionale
Come già spiegato, le aziende hanno delle necessità decisamente diverse rispetto al privato cittadino che utilizza una classica e-mail gratuita. Le organizzazioni aziendali, infatti, devono far fronte a una comunicazione costante con diversi interlocutori: come, ad esempio, i clienti, i fornitori, il personale, i potenziali clienti ecc. Pertanto, per le aziende (e per le organizzazioni pubbliche e private) è diventato ormai fondamentale avere un indirizzo mail professionale. I motivi sono molteplici: in primo luogo, l’e-mail professionale è una sorta di biglietto da visita, pertanto consente all’organizzazione e ai suoi membri di essere più riconoscibile. Un’altra ragione per la quale bisognerebbe utilizzare una mail aziendale, è che grazie ai provider professionali è possibile tutelare al meglio la privacy delle conversazioni e la sicurezza dei dati dell’azienda e dei clienti, aspetto tutt’altro che secondario in un business. Con le mail professionali, infatti, il rischio di attacchi esterni è quasi inesistenti. Ancora, gli indirizzi e-mail professionali normalmente possiedono uno spazio di archiviazione decisamente più ampio rispetto alle classiche caselle di posta elettronica, ciò permette di gestire al meglio le proprie conversazioni senza alcun pericolo di smarrimento e di accedervi in qualsiasi momento. Solitamente gli host di servizi professionali associano anche servizi accessori, come calendari, servizi di chat e agende in condivisione tra i dipendenti, che permettono un migliore coordinamento interno e un’ottimizzazione del tempo e delle risorse. Infine, è doveroso precisare che con una casella di posta elettronica professionale è possibile creare un dominio personalizzato in modo da potersi contraddistinguere nel settore e dare un’immagine più professionale al proprio business.
