Perché scegliere un software per la gestione dei documenti?

La gestione dell’archivio e dell’organizzazione di un’azienda può essere molto articolata e complessa. Per questo oggi esistono soluzioni moderne e tecnologiche che permettono di catalogare e tenere tutto sotto controllo grazie a dei software all’avanguardia. Un sistema di gestione documentale digitale è molto più efficiente e riduce al minimo la possibilità di errori.

Un’impresa produce ogni giorno un enorme quantitativo di documenti, spesso riservati e delicati. Un valido sistema di archiviazione è fondamentale per il flusso di lavoro, per garantire l’ordine e la trasparenza e per tutelare la riservatezza. Ci sono diversi vantaggi nella scelta di dotarsi di un software specializzato: ve li raccontiamo.

Facile organizzazione e indicizzazione

Gli archivi analogici sono complessi, talvolta polverosi, e reperire un’informazione a volte può rivelarsi difficile. Con un buon software i documenti aziendali sono catalogati e taggati: a ognuno è assegnata un’etichetta che permette al sistema di trovarli immediatamente digitando le parole chiave.

Oltre all’archivio, il software opera anche un’attività di indicizzazione. In altre parole, ogni documento è al posto giusto e può essere consultato in qualunque momento senza fatica o sprechi di tempo.

Risparmio dei costi e dei tempi

Trovare un dato catalogato con un sistema di gestione documentale tramite software può richiedere al massimo pochi secondi, contro il tempo significativamente maggiore impiegato a cercarlo negli archivi cartacei.

Questo porta a un risparmio di tempi e fatica e a un risparmio di costi: quelli della carta o degli hardware che oggi sono sostituiti da sistemi molto più smart, come il Cloud, che consentono l’archiviazione digitale.

Miglior collaboratività e accessibilità

L’archiviazione dei documenti online garantisce una maggiore accessibilità da parte degli utenti coinvolti, soprattutto se non si trovano fisicamente in ufficio ma lavorano da remoto. Tramite reti o parole chiave possono risalire immediatamente al file o al dato di cui hanno bisogno.

Inoltre diversi utenti possono intervenire su un documento condiviso modificandolo all’istante e rendendo chiare a tutti le modifiche in cronologia. Il sistema porta a una divisione del lavoro più intelligente e smart.

Efficienza e sostenibilità

Questo modo di lavorare porta una maggior efficienza del workflow, con una drastica diminuzione degli errori. È il software a occuparsi di attività che prima erano assegnate ai lavoratori, permettendo loro di dedicarsi a compiti più stimolanti, creativi e manageriali.

L’inutilizzo di risorse come la carta o la plastica e l’affidamento alla gestione digitale con sistemi Cloud conduce anche a una minore produzione di rifiuti e a una diminuzione dell’impatto sull’ambiente.

Sicurezza e controllo degli accessi

In un’impresa la riservatezza è molto importante. Un valido software permette di tenere al sicuro i materiali e i dati privati, controllando l’identità di chi accede o proteggendoli dalla consultazione mediante un sistema di crittografia.

È possibile impostare parole chiave o permessi specifici che limitino le consultazioni di alcuni documenti. In questo modo si otterrà la massima protezione sulle informazioni che non devono essere divulgate. Si possono prevenire e individuare anche eventuali attività di spionaggio industriale.

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