Affinché la propria azienda non abbia problemi di liquidità e continui a essere in attivo è importante riuscire a riscuotere ogni singolo pagamento da parte dei propri clienti. Chi ha una azienda sa bene quanto a volte possa essere difficile. In questi casi le soluzioni sono poche. Prima si cerca un dialogo con il debitore, magari proponendo delle soluzioni come un pagamento rateizzato. Se il dialogo non porta da nessuna parte arriva il momento di optare per un sollecito di pagamento ufficiale, ossia una comunicazione che attesta da parte del creditore la volontà di ottenere quanto gli è dovuto.
In casi come questi, soprattutto, sapere come gestire e come rivolgersi ai clienti è davvero cruciale. Accueil, tra le alte cose, offre un supporto valido e di altissima qualità alle aziende per la definizione di politiche di Customer Relationship Management.
Come si scrive un sollecito di pagamento
Per prima cosa è utile sapere come va scritto un sollecito di pagamento. La professionalità non deve mancare in nessun caso, anche quando si ha a che fare con il peggiore dei clienti.
La lettera deve avere tutte le informazioni relative all’intestazione e alla data. Va indicato chi è che sta effettuando la comunicazione e in quale data si sta avviando il primo solletico. A questo punto si aggiungono anche i dati del cliente debitore.
L’oggetto della lettera deve essere qualcosa di semplice e immediato. Ad esempio, potete scrivere Sollecito di Pagamento per la fattura #xxx.
A questo punto si può passare alla lettera vera e propria. Evitate troppi giri di parole: come introduzione basta un saluto formale, a cui poi farà seguito la richiesta di pagamento con tutti gli eventuali dati contrattuali.
Evitate inutili minacce, ma mantenendo un tono serio e formale potete aggiungere quali sono le conseguenze del mancato pagamento. Di solito si citano questi aspetti quando il pagamento continua a non avvenire nonostante i ripetuti solleciti. Se tra le parti c’è un contratto probabilmente troverete indicati al suo interno sia il valore della mora che degli eventuali interessi.
Infine, vi consigliamo di inserire una postilla che informi di ignorare tale lettera nel caso in cui il pagamento sia già avvenuto. Può capitare che un bonifico impieghi qualche giorno ad arrivare, per cui è buona norma inserire questo ultimo elemento in chiusura.
Quando si invia un sollecito di pagamento
Ecco alcuni consigli su quando inviare un sollecito di pagamento. Serve avere ben chiara quale sia la scadenza del pagamento. A partire da quella data suggeriamo di attendere dai 7 ai 14 giorni per inviare un primo sollecito di pagamento. In questo caso non è ancora il momento di lasciarsi innervosire: potrebbe trattarsi di una semplice dimenticanza da parte del cliente. Gli errori umani capitano, cercate di essere comprensivi in questa fase.
Se il primo sollecito non porta a nessuna risposta e a nessun pagamento potete iniziare a pensare di inviare una seconda comunicazione. Aspettate almeno una settimana dal primo sollecito.
Nelle situazioni peggiori potrebbe essere necessario addirittura un terzo sollecito. Se sono passati trenta giorni dalla scadenza vi suggeriamo di inviare un sollecito che sia deciso, senza dimenticare forma e professionalità. In questo terzo sollecito potrebbe essere adeguato menzionare gli aspetti legali della vicenda.
