Per una struttura ricettiva, i gruppi di turisti sono una risorsa estremamente importante. La loro accoglienza, tuttavia, richiede un trattamento totalmente diverso rispetto a quello riservato ad un viaggiatore individuale o in coppia. Dovrà, infatti, essere applicata una strategia diversa, sia in fase di prenotazione che per tutte le operazioni che seguiranno l’arrivo degli ospiti in struttura.
Non solo, anche la creazione di un preventivo per un gruppo di ospiti necessita di una soluzione rapida e differenziata dalle prenotazioni singole, per poter soddisfare le richieste di tutti gli ospiti appartenenti allo stesso gruppo, in modo da assicurarsi così la conversione in prenotazione.
La gestione di entrambe le operazioni, prenotazione e creazione di preventivo, possono essere gestite in modo semplice ed efficiente da PMS, come avviene ad esempio nel gestionale alberghiero Scidoo – Software Gestionale per Hotel ed Alberghi, che prevede l’amministrazione separata dei gruppi. Con questa funzione sarà più facile assegnare gli alloggi, distribuire gli ospiti, proporre offerte e tariffe, tutto in un’unica funzione, inserendo direttamente la prenotazione stessa o inviando una proposta di preventivo convertibile grazie al servizio del Preventivatore. Il referente del gruppo avrà la possibilità di visionare un unico preventivo contenente le differenti tariffe ed i differenti alloggi assegnati ai vari componenti del gruppo ed eventualmente accettare l’offerta e tramutarla in prenotazione.
In tal caso, la prenotazione di gruppo comparirà direttamente sul planning, ognuna nel suo rispettivo alloggio: l’estetica del planning quindi sarà composta da prenotazioni singole, messe però in collegamento tra loro da una cornice colorata, che renderà a prima vista riconoscibile il gruppo.
Ma la risoluzione della complessità dei gruppi non si esaurisce trovando un modo di inserimento della prenotazione che sia semplice: infatti tutte le operazioni ad essa collegate diventano più macchinose se bisogna gestire un gruppo vario di ospiti. Ad esempio, una volta ricevuta la prenotazione del gruppo, è importante anche saperla gestire, a partire dall’accoglienza e dal check in.
Ciò significa prima di tutto, e nella maggior parte dei casi, avere un referente unico, il cosiddetto “capo gruppo” o “tour leader” con cui interfacciarsi e stabilire i dettagli del soggiorno, probabilmente organizzato da un’agenzia di viaggio o da un tour operator. Questa figura guida è fondamentale perché spesso diventa anche il garante del rispetto delle regole e il controllore che tutti rispettino le norme autoimposte. Inoltre, è anche l’ospite cui si farà capo per l’invio delle schedine alloggiati web.
Altro fattore di difficoltà potrebbe essere la gestione dei pagamenti delle prenotazioni di gruppo. Spesso infatti, proprio perché prenotazioni di gruppo provengono da agenzie, ci si trova a dover fronteggiare dei conti in cui le rette vengono pagate dalle agenzie prenotanti mentre tutti gli extra ad uso personale vengono direttamente addebitati a carico degli ospiti.
Come poter differenziare il pagamento senza incorrere in errori di addebito?
Un metodo semplice potrebbe essere, come evidenziato dalla Webcoom, azienda di software specializzata nel settore alberghiero, che il gestionale Scidoo è in grado di gestire i pagamenti in maniera separata. La funzione del pagamento separato ti consentirà di dividere il conto in maniera personalizzata, scegliendo cosa addebitare – rispetto al conto del gruppo – a ciascun ospite e all’agenzia. Il tutto con pochissimi click, affidandosi ad un calcolo automatico con rarissimo margine di errore.
Così facendo, elimineremo i calcoli “a penna”, che invece lasciano spazio a confusione ed errori.
Altra nota di merito, forse più importante di tutte, della funzione di gestione delle prenotazioni di gruppo è la possibilità di creare un listino ad hoc, in sede di inserimento della prenotazione, per il gruppo: senza andare ad effettuare modifiche del listino base cui il PMS (What is property management system (PMS)? – Definition from WhatIs.com (techtarget.com)) fa sempre riferimento, si potrà creare un listino apposito e personalizzato per il gruppo, inserendo un pezzo a persona o a notte, in maniera rapida e precisa, così da adattare il prezzo alle esigenze del gruppo senza stravolgere le impostazioni del gestionale e senza dover fare calcoli complessi alla fine del soggiorno per poter livellare il prezzo sulle richieste degli ospiti.