In un mondo che lavora sempre di più in un’ottica tecnologica, la comunicazione ricopre un ruolo sempre più importante. Al giorno d’oggi, infatti, le informazioni viaggiano alla velocità della luce e, anche nelle aziende, si auspica a raggiungere velocità e livelli di intuitività particolarmente serrati. In questo frangente, ovviamente, un ruolo importante lo ha sempre giocato l’avvento della tecnologia e, in generale, la nascita delle nuove sfide e delle nuove opportunità del digitale.
In un periodo tanto variegato e peculiare, un ausilio importante è stato dato sicuramente da software digitali come PowerPoint, importantissimi per ottimizzare i passi chiave di una comunicazione efficace sia in ambito lavorativo, nell’ottica di riunioni, convegni o potenziali collaborazioni con nuovi stakeholder, ma anche nell’ambiente scolastico e accademico. Ovviamente qualora non si abbia una conoscenza specifica di powerpoint si possono valutare dei percorsi di formazione approfonditi, e al riguardo segnaliamo che Maurizio La Cava – tra i maggiori esperti in questo campo – nel suo sito ufficiale propone diverse soluzioni a privati e aziende per imparare a utilizzare questo strumento in maniera professionale.
Al di là di questo, però, è bene sottolineare come, di fatto, le slide rappresentino un efficiente strumento di ausilio. Un modo con il quale ci si può rivolgere ai propri interlocutori mantenendo elevata la soglia dell’attenzione – da una parte – e, dall’altra, procedendo in maniera organizzata e coinvolgente nella spiegazione delle varie tematiche. Nelle prossime righe, dunque, abbiamo deciso di presentarvi alcune tra le caratteristiche principali per una presentazione efficace.
Preparare la traccia
La prima cosa che vi suggeriamo di fare per creare una presentazione di impatto è preparare una traccia. Una prima impronta per il lavoro, vi permetterà di mantenere costante e coinvolgente il flusso della presentazione stessa. Con una traccia ben definita, avrete modo di avere le idee più chiare, presentando i concetti in maniera logica e ben definita. Grazie alla traccia, potrete pianificare al meglio la struttura delle slide, partendo dal titolo e dall’introduzione, offrendo un indice degli argomenti e inserendo, successivamente, i vari dettagli, come call to action, immagini e citazioni, ad esempio.
Essere concisi
La chiave per una presentazione efficace è essere schematici. Le presentazioni sono, come detto, degli strumenti di ausilio all’esposizione, utili a ricordare le parole chiave in un discorso più lungo o ideali per chi partecipa per poter essere catturato da elementi visivi o, in ogni caso, mantenere il filo del discorso. È importante, dunque, che le parole non trasmettano tutti i contenuti e che le slide siano composte da elenchi puntati con cui focalizzare gli elementi più importanti o i dati. Inserendo troppo testo, la presentazione risulterà dispersiva e perderà la sua efficacia data proprio dallo stile sintetico.
L’importanza dello stile
Una presentazione PowerPoint è, fondamentalmente, uno strumento grafico. Per questo motivo, in maniera commisurata al contesto e al tipo di messaggio che deve diffondere, la presentazione va curata anche dal punto di vista estetico. Questo si traduce in una scelta consapevole del font, selezionandone di leggibili e nella scelta di un layout e di una grafica predefinita. Saper essere misurati è uno degli elementi principali in grado di distinguere una presentazione creata con professionalità da un mero esercizio di stile o dal lavoro di una persona alle prime armi.
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Per questo motivo, vi suggeriamo caldamente di concentrarvi su immagini, diagrammi e tabelle, poiché più facili da comprendere e memorizzare e di non esagerare con effetti di transizione ed animazioni, siccome sono degli elementi capaci di distrarre gli ascoltatori. Suggeriamo, dunque, di utilizzare sempre la stessa animazione e di adottare un effetto di transizione leggero e continuo tra le slide.
